大切な方々に情报をしっかり伝えること—大学広报の役割
副学长（広报担当）?広报センター长 歌代 豊
７年前、学长室専門員として大学広報委員長を担当することになり、最初に着手したのが広報組織の改革だった。法人には広報紙誌別の編集委員会、教学には大学広報委員会があったが、広報関連の機能が組織的に分離している状況であった。そこで、全学の広報を統括する広報戦略本部を新設するとともに、大学広報委員会を発展的に広報センターに改組した。これにより、法人?教学の総合的な広報戦略の推進体制を築くことができ、マスコミ交流会、ホームページリニューアル、Ｍｅｉｊｉ．ｎｅｔ創設、グローバル広報等さまざまな広報の改革、取り組みを円滑に展開できるようになった。
その后の広报改革の中で、学ぶことが多かったのは３．１１の対応だ。震灾当日、大学自体に大きな被害は无かったものの、统括防灾本部を设置し、都心の帰宅困难者の受け入れ等の対応を行った。
初动対応が一段落した翌日、东北地方での想像を超える被灾状况が次第に明らかになり、余震や原発の不安も高まってきた。日本が危机に濒し、大学としても不测の事态として対応をせざるをえない。これから大学としてすべきことがたくさんあり、それを関係者に适切、适时に伝えることが重要になると感じた。
大学は公司とは异なり、组织の内と外の境界が明瞭ではない。多様な関係者への连络手段を考えた场合、ホームページを使うしかないと考えた。パートナー公司にも迅速に対応いただき、週明けの３月１４日には、ホームページトップ画面からバナー等を外し、「お知らせ」のみに特化したシンプルな画面に置き换えた。そして、被灾された皆様への学长メッセージをはじめ、その后の各种连络事项を発信していった。
明治大学では、安全面等を考虑し、卒业式?入学式を中止し、また授业开始を５月２日に延期する等の措置を讲じたが、ホームページを通して决定事项を逐次伝えていった。１週间后には、トップ画面に多くのお知らせが并んだことから、被灾された方々、卒业予定者、在校生、新入生、留学生など関係者カテゴリ别の副画面も用意することにした。
この３．１１の経験で再认识したことがある。一つは、ホームページは大学の広报?コミュニケーション媒体として、特に非常时には极めて重要だということだ。そこで、その后のＣＭＳ（コンテンツ管理システム）を导入したホームページリニューアルにおいても、通常の一般的な「ニュース」とは别に、非常时用の连络手段として「お知らせ」「重要なお知らせ」という机能を设け、メッセージはＴｗｉｔｔｅｒにも転送するようにした。この机能は、台风による授业休讲等の连络に活用している。
もう一つは、「大切な方々に必要とする情报をしっかり届けること」が広报?コミュニケーションの原点だということだ。大学に限らず组织は、これまで通りという惯例主义や、ベストプラクティスという物まね主义に陥りがちである。３．１１は参考にする前例がなく、大学全体がゼロベースで対応策を决め、実行した経験となった。大学および広报を取り巻く环境は変化し続けている。非常时でも、平时においても常に、伝えるべき方々、伝えるべき情报、それに适した手段?方式を、自分たちで考え続ける必要がある。
広报では今后、ホームページという自媒体を核に、ソーシャルメディアへの情报拡散、マスメディアに向けてのパブリシティを强化するとともに、危机管理広报にも配虑し、レピュテーションマネジメントに取り组んでいくが、「大切な方々に必要とする情报をしっかり届けること」を心に刻み推进したいと思う次第である。
（経営学部教授）
７年前、学长室専門員として大学広報委員長を担当することになり、最初に着手したのが広報組織の改革だった。法人には広報紙誌別の編集委員会、教学には大学広報委員会があったが、広報関連の機能が組織的に分離している状況であった。そこで、全学の広報を統括する広報戦略本部を新設するとともに、大学広報委員会を発展的に広報センターに改組した。これにより、法人?教学の総合的な広報戦略の推進体制を築くことができ、マスコミ交流会、ホームページリニューアル、Ｍｅｉｊｉ．ｎｅｔ創設、グローバル広報等さまざまな広報の改革、取り組みを円滑に展開できるようになった。
その后の広报改革の中で、学ぶことが多かったのは３．１１の対応だ。震灾当日、大学自体に大きな被害は无かったものの、统括防灾本部を设置し、都心の帰宅困难者の受け入れ等の対応を行った。
初动対応が一段落した翌日、东北地方での想像を超える被灾状况が次第に明らかになり、余震や原発の不安も高まってきた。日本が危机に濒し、大学としても不测の事态として対応をせざるをえない。これから大学としてすべきことがたくさんあり、それを関係者に适切、适时に伝えることが重要になると感じた。
大学は公司とは异なり、组织の内と外の境界が明瞭ではない。多様な関係者への连络手段を考えた场合、ホームページを使うしかないと考えた。パートナー公司にも迅速に対応いただき、週明けの３月１４日には、ホームページトップ画面からバナー等を外し、「お知らせ」のみに特化したシンプルな画面に置き换えた。そして、被灾された皆様への学长メッセージをはじめ、その后の各种连络事项を発信していった。
明治大学では、安全面等を考虑し、卒业式?入学式を中止し、また授业开始を５月２日に延期する等の措置を讲じたが、ホームページを通して决定事项を逐次伝えていった。１週间后には、トップ画面に多くのお知らせが并んだことから、被灾された方々、卒业予定者、在校生、新入生、留学生など関係者カテゴリ别の副画面も用意することにした。
この３．１１の経験で再认识したことがある。一つは、ホームページは大学の広报?コミュニケーション媒体として、特に非常时には极めて重要だということだ。そこで、その后のＣＭＳ（コンテンツ管理システム）を导入したホームページリニューアルにおいても、通常の一般的な「ニュース」とは别に、非常时用の连络手段として「お知らせ」「重要なお知らせ」という机能を设け、メッセージはＴｗｉｔｔｅｒにも転送するようにした。この机能は、台风による授业休讲等の连络に活用している。
もう一つは、「大切な方々に必要とする情报をしっかり届けること」が広报?コミュニケーションの原点だということだ。大学に限らず组织は、これまで通りという惯例主义や、ベストプラクティスという物まね主义に陥りがちである。３．１１は参考にする前例がなく、大学全体がゼロベースで対応策を决め、実行した経験となった。大学および広报を取り巻く环境は変化し続けている。非常时でも、平时においても常に、伝えるべき方々、伝えるべき情报、それに适した手段?方式を、自分たちで考え続ける必要がある。
広报では今后、ホームページという自媒体を核に、ソーシャルメディアへの情报拡散、マスメディアに向けてのパブリシティを强化するとともに、危机管理広报にも配虑し、レピュテーションマネジメントに取り组んでいくが、「大切な方々に必要とする情报をしっかり届けること」を心に刻み推进したいと思う次第である。
（経営学部教授）